Quando você vê uma peça de pedra deslumbrante, seja um grande bloco pronto para ser cortado para uma bancada, um piso ou parede com design intrincado, ou uma lápide polida, você sabe que é o resultado de um artesanato meticuloso e preciso. Uma empresa que incorpora essa filosofia é a Marmomonte, que atende o norte de Nova Jersey. Eles lidam com mármore, granito e outras pedras como nenhuma outra, gerenciando todos os aspectos da seleção e instalação para seus clientes. Embora esteja claramente fora do âmbito do plano de contas de escritórios de advocacia, sua abordagem é diretamente aplicável à gestão das finanças de um escritório de advocacia. Assim como o sucesso da Marmomonte depende da gestão precisa de cada parte do processo, as vitórias financeiras de um escritório muitas vezes se resumem à atenção aos detalhes em um plano de contas de escritório de advocacia preciso.
Dado o uso generalizado que os escritórios modernos fazem de planilhas e sistemas de CMS, “plano de contas” pode parecer um termo ultrapassado. Mesmo assim, a frase ainda é amplamente utilizada em finanças e contabilidade, referindo-se a uma tática para organizar um livro razão geral.
Por exemplo, um plano de contas típico conterá contas com a seguinte classificação: Essas classificações são fundamentais para a situação financeira geral de um escritório e são semelhantes, se não idênticas, àquelas que a Marmomonte utiliza na seleção e configuração de belas peças de pedra.
Um paralelo notável é a maneira como a Marmomonte fornece soluções personalizadas. Eles não tentam empurrar peças quadradas em buracos redondos – cada peça de pedra é única, assim como a forma como é instalada. Escritórios de advocacia também precisam “personalizar” a maneira como abordam seu livro razão geral, mas “adaptar” um plano de contas é uma analogia mais apropriada. Por exemplo, a maioria dos sistemas de gestão financeira de escritórios de advocacia permitirá que você personalize o número de caracteres, o conjunto de caracteres (numérico e/ou alfanumérico) e se deve haver segmentos para serviços de contas, recibos e outros básicos. A Marmomonte também utiliza sua experiência para criar processos personalizados para cada projeto que gerencia.
Além disso, como ambas as empresas dependem de orientação especializada para ajudar em seu trabalho, elas também utilizam outros profissionais para gerenciar peças díspares. Elas entendem que o melhor trabalho vem de reunir todos os especialistas para obter um produto final bonito e bem-sucedido. Da mesma forma, é crítico contratar profissionais com profundo entendimento da abordagem de um escritório para utilizar o plano de contas de maneira altamente bem-sucedida. Em outras palavras, contrate especialistas para ajudar a decidir quem faz qual trabalho – não confie em uma pessoa específica para fazer tudo.
A Marmomonte é capaz de gerenciar centenas de peças de pedra – desde a seleção até a entrega e instalação – e sua equipe é capaz de coordenar essas atividades. Embora possa ser tentador ver o plano de contas como uma série de projetos isolados que podem ser registrados de maneira individual, a verdade é que cada projeto está relacionado a todos os outros projetos – até mesmo a gestão do próprio plano de contas é uma agregação de todos os projetos individuais nele. Por essa razão, gerenciar as finanças do seu escritório é um processo inerentemente complicado, e usar pessoas diferentes com habilidades diferentes em diferentes pontos desse processo é inerentemente útil.
A Marmomonte também faz uso de ferramentas de instalação precisas quando está instalando cada peça de pedra. Seu equipamento ajuda a garantir que o trabalho seja feito de forma precisa e cuidadosa, evitando erros e deixando para trás lacunas e fendas que poderiam ser catastróficas para a satisfação do cliente. Da mesma forma, como um plano de contas é digital e já está em um sistema de computador (ou computador em rede), é inerentemente muito mais fácil instalar relatórios e arquivos que são relevantes para qualquer aspecto do plano de contas. Isso ajuda a apoiar o escritório enquanto toma decisões contínuas voltadas para melhorar sua estabilidade e potencial a longo prazo.
Você sempre poderá encontrar exemplos de tecnologia antiga versus nova ao gerenciar um plano de contas. Por exemplo, você poderia usar um computador para criar um plano de contas – ou, se você não tiver um bom domínio do Excel ou de outro programa de planilhas, poderia fazê-lo em uma folha de papel de caderno escrita à mão. Da mesma forma, a Marmomonte provavelmente usará máquinas de ponta para cortar e finalizar sua pedra quando isso poderia ter levado horas à mão apenas uma década atrás. Isso se resume a uma filosofia de sustentabilidade: os materiais que você escolhe importam tanto quanto a gestão financeira subjacente que você seleciona para guiar seu uso contínuo.
Além disso, a Marmomonte depende de um grande volume de negócios recorrentes e referências de seus clientes existentes para continuar a impulsionar sua carga de trabalho para a grandeza. O mesmo é frequentemente verdadeiro para o plano de contas de um escritório de advocacia: enquanto você pode precisar criar novas contas para atender às necessidades de um cliente e níveis existentes de resposta, os escritórios também provavelmente estarão recebendo negócios recorrentes e referências direcionadas sempre que interagirem bem com clientes existentes.
Um ponto chave que é fácil de esquecer ao discutir um fornecedor de pedras é que um escritório de advocacia tipicamente não tem um “design” visível. Você pode operar com um estilo ou metodologia específicos, mas sempre estará trabalhando com outros que também têm suas próprias opiniões e preferências. Isso requer flexibilidade, criatividade e esforços que protegerão os objetivos tanto do escritório quanto de seus clientes. Por outro lado, se você é a Marmomonte e um cliente – ou, mais importante, um arquiteto ou designer – desenvolveu um plano, garantir que seu próprio trabalho mantenha a estética que o cliente deseja é internamente consistente, e que corresponda aos planos, é crítico para o sucesso. Mesmo que o material seja absolutamente deslumbrante, sem o plano certo, todo o esforço pode ser desperdiçado.
Finalmente, a ideia de um plano de contas de escritório de advocacia também envolve a ideia de desenvolver valor ao longo do tempo. Lidar com as tribulações do momento atual é importante, mas também é garantir que o escritório esteja se adaptando para atender às necessidades do futuro de maneira eficaz. Da mesma forma, enquanto a pedra precisa seguir procedimentos especiais de manutenção, o plano de contas de um escritório precisa estar sujeito a revisões contínuas para garantir que esteja devidamente categorizado, útil para rastrear e navegar pelas necessidades do escritório, e sustentável a longo prazo.
Embora possa parecer não relacionado, a Marmomonte e os escritórios de advocacia compartilham muitas das mesmas filosofias quando se trata do desenvolvimento de um produto de primeira linha no final. Isso não é surpreendente, uma vez que tanto os escritórios de advocacia quanto os fornecedores de pedras qualificados têm uma necessidade colaborativa de serem minuciosos, precisos e capazes de atender às necessidades do cliente. A Marmomonte sabe que escolher a peça certa é apenas o primeiro passo no processo. Da mesma forma, um escritório de advocacia trata seu plano de contas da mesma forma que trata seus clientes: como um relacionamento de longo prazo digno de atenção e desenvolvimento contínuo.
Para mais informações sobre gestão financeira em escritórios de advocacia, você pode visitar este recurso da American Bar Association.
